Mappe, setting e barzellette: ecco i segreti per riunioni felici e produttive

Avete mai iniziato una riunione con una barzelletta? Provate a immaginare la situazione: la reazione delle persone, il clima e l’atmosfera, il cambiamento d’umore. Potrebbe sembrare un azzardo cominciare una fase di lavoro ridendo, ma potrebbe anche non essere così. Ridere, infatti, ha un impatto benefico sul nostro organismo e sulla capacità di affrontare le sfide, migliorando la nostra autostima e incrementando le capacità relazionali delle persone.

La barzelletta è solo un esempio e corrisponde a uno strumento per predisporre alla collaborazione o, detto con le parole della facilitazione, serve a preparare il terreno. Si tratta, in sostanza, di dotarsi di strumenti per nutrire il lavoro di gruppo. In una riunione felice potremmo cominciare la sessione scambiandoci un piccolo dono, raccontandoci una buona notizia oppure con un momento di concentrazione e meditazione per essere presenti e focalizzati.

Non c’è uno strumento buono per tuttə e ogni team può adottare il proprio. A volte già ce l’ha, nascosto nelle pieghe delle relazioni interpersonali, anche se le riunioni che affronta non sono affatto ordinate, efficaci o felici. Un esempio? Ecco una storia a lieto fine. Qualche settimana fa sono stata chiamata da una piccola impresa che voleva ristrutturare le proprie riunioni. Per iniziare il lavoro ho chiesto al team di raccontarmi la loro riunione tipo e cosa li avesse spinti verso l’esigenza di ripensarla. Le riunioni erano troppo lunghe, con troppi argomenti all’ordine del giorno e decisamente caotiche. Chi partecipava ne usciva sempre sfinitə.

Ma… c’era un ma. Le persone uscivano dalle riunioni non solo con grande stanchezza, ma anche con l‘idea di aver imparato qualcosa di nuovo. Ogni volta. Ogni riunione, infatti, cominciava con un momento in cui, a turno, ciascunə raccontava una sfida che stava affrontando. Tuttə erano chiamate a restituire un feedback e insieme riuscivano così a costruire una possibile strategia per affrontare la sfida. Una pratica meravigliosa! Una piccola attività in grado di rivelare un grande potenziale umano: spesso la soluzione a un problema del team si trova già nel team! Ma va cercata con sguardo attento e oggettivo.

È possibile che anche nel vostro team ci sia spazio per cambiare le riunioni e per renderle momenti felici, in cui si alimentano relazioni, si nutrono competenze e si prendono decisioni importanti per l’organizzazione. Non solo. L’impatto di una buona riunione non si esaurisce nella sessione di lavoro, ma ha un impatto sull’intera organizzazione. Le riunioni, infatti, sono lo specchio dell’impresa, il motore decisionale e creativo dei processi aziendali, uno dei più rilevanti momenti di team building. Migliorare una riunione significa sostenere un team con un effetto sul suo lavoro futuro.

C’è una buona notizia. Le pratiche per migliorare e potenziare le riunioni rendendole efficaci e stimolanti sono numerose. Alcune coinvolgono le persone impegnate nel lavoro, altre invece riguardano ulteriori aspetti, come lo spazio. Pensiamo al setting di una riunione. Le più produttive sono circolari, con le persone che si dispongono letteralmente in cerchio: un posizionamento che non solo permette di guardarsi negli occhi, ma consente anche alle informazioni e ai saperi di emergere e di contribuire a una soluzione collettiva.

Un altro esempio? Una buona mappa può contribuire a una buona riunione. Questo è il caso degli ordini del giorno: non solo un elenco approssimativo di temi ma un modello di processo, con i tempi, gli argomenti, i responsabili per ogni tema e le informazioni utili per focalizzarlo meglio e tuttə. Un buon ordine del giorno permette alle persone di sapere a che punto dell’incontro sono offrendo loro uno strumento utile per la gestione del tempo e la concentrazione. Con un ordine del giorno che funziona nessuno ha la brutta sensazione di sentirsi perso.

Ecco, sono questi alcuni esempi, piccoli, concreti, utili. Pillole di buona gestione delle riunioni. Ogni team può immaginare i propri strumenti e lasciarsi ispirare dalle buone pratiche altrui. Qualcosa però vale per tutti i team: mai sottovalutare l’impatto nocivo di un cattivo modo di fare riunione.

Per saperne di più partecipate alla terza tappa di TRAS-FORMAZIONI, Strumenti per il cambiamento. RIUNIONI FELICI è l’appuntamento che ci aiuterà a dotarci di semplici strumenti per rendere le nostre riunioni più efficaci e soddisfacenti contribuendo a creare un clima di benessere e fiducia nel team. L’incontro, online, sarà giovedì 29 aprile dalle 15 alle 18.

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