Facilitare le riunioni online: non solo è possibile, è addirittura conveniente!

Alzi la mano chi non ha fatto almeno dieci riunioni online da quando è iniziata la pandemia. Da un anno a questa parte le nostre relazioni sono cambiate e anche le modalità di incontro e di discussione hanno traslocato sulla rete, sicuramente abbiamo perso il contatto fisico e il linguaggio non verbale, ma oltre al “MI sentite?!” c’è di più. Già, perché a parte lo scoglio delle resistenze iniziali, dell’angoscia e dell’ansia, riunione dopo riunione abbiamo scoperto quante opportunità ci sono e in molti abbiamo cominciato ad apprezzare questa modalità di lavoro.

Da queste premesse nasce l’idea del percorso formativo “Trasformare le riunioni online, libera la forza del gruppo”, nato dalla collaborazione fra Coaching Mediterraneo e TARA, per imparare a fare riunioni efficaci e felici. Questo significherebbe avere un impatto su tutto il sistema: pensate a quante opportunità ci possono essere nel trasformare e rendere efficaci le riunioni online, un aiuto a superare con maggiore slancio la crisi che stiamo affrontando. Il corso è formato da tre incontri da tre ore ciascuno, dove si apprenderanno tecniche di facilitazione e si sperimenteranno strumenti pratici per delle migliori comprensione e attivazione dei partecipanti a un gruppo di lavoro online. Questi incontri saranno introdotti da una diretta che sarà ospitata sulla nostra pagina facebook martedì 16 marzo alle 18.30.

La facilitazione di una riunione online si basa sugli stessi principi e tecniche utilizzate in presenza aggiungendo l’uso di strumenti digitali particolarmente efficaci in ambienti virtuali. Le riunioni sono specchio della cultura dell’organizzazione di cui facciamo parte: la trasparenza delle informazioni, come comunichiamo e quanto spazio prendiamo sono il riflesso dei processi più ampi che instauriamo.

Riflettiamo un attimo sulle opportunità delle riunioni online. A marzo del 2020, quando la nostra vita si è trasformata radicalmente e il lavoro è diventato “smart”, abbiamo pensato di rischiare l’esaurimento nervoso e frustrazione e insofferenza si sono impadroniti spesso di noi. Perché all’inizio quando c’era da fare una riunione online – fra connessioni instabili, microfoni gracchianti e lunghe discussioni fatalmente distanti dal raggiungere qualsivoglia obiettivo – chi non ha pensato di buttare il PC dal balcone dove campeggiava la scritta “Va tutto bene” con tanto di arcobaleno?

Col tempo però, riunione dopo riunione, abbiamo capito che c’era del potenziale. Sarebbe bene mettere a fuoco gli aspetti positivi di uno strumento di cui, volenti o nolenti, abbiamo appreso i meccanismi tecnici di base, per prendere quanto di buono ci ha insegnato questa nuova modalità di lavoro in gruppo. Anche perché alcuni di questi aspetti positivi potrebbero convincere molte organizzazioni a mantenere online una parte delle loro riunioni anche dopo che le misure di distanziamento saranno ritirate.

Tra gli aspetti positivi ci sono sicuramente minori costi economici e ambientali legati agli spostamenti dei partecipanti alla riunione, ma anche l’ottimizzazione del tempo e la migliore circolazione di comunicazioni in background: abbiamo acquisito canali secondari come la chat, le reazioni, i sondaggi e altro ancora in grado di aprire un dialogo di secondo livello molto utile. La massima condivisione di risorse e materiali multimediali che possono pure sincronizzarsi su tutti i dispositivi. Semplicità nella gestione di lavori in piccoli gruppi separati fra loro. Flessibilità nella struttura dell’incontro. Un incontro ben pianificato permette la partecipazione di un numero illimitato di persone che possono sia lavorare tutte insieme in plenaria che in piccoli gruppi per discussioni nel dettaglio.

E se invece andiamo a vedere quali sono le difficoltà che si incontrano durante le riunioni online, al di là di quelle meramente tecniche risolvibili con la condivisione di conoscenze, scopriamo che una buona parte esisteva già anche in presenza. Così ci rendiamo conto anche che la soluzione a quelle difficoltà esiste già e prende il nome di Facilitazione.

Dunque se siete interessati a saperne di più vi invitiamo a cliccare su questo link per consultare il programma del corso “Trasformare le riunioni online, libera la forza del gruppo”, scoprirne tutti i dettagli e iscrivervi.

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