Facilitiamoci a distanza! Come prendersi cura di gruppi e comunità

Oggi moltissime persone si trovano ad affrontare la nuova sfida di spostare riunioni e incontri di lavoro, o progetti collettivi, associativi o civici in stanze fatte di schermi azzurrini, cuffie e tastiere. Le riunioni, in qualsiasi ambiente, hanno spesso la fama di essere il luogo dello stress, della fatica e della frustrazione, del conflitto mal gestito e della confusione. Se ci aggiungiamo una scarsa alfabetizzazione all’uso dei mezzi informatici, e la percezione che gli incontri online siano luoghi freddi, in cui ci manca il contatto umano e la ricca comunicazione fatta di “non-verbale” (gesti, sorrisi, sguardi…), ecco che rischiamo di ritirarci ancora di più nell’isolamento in questo periodo, ed arrenderci o metterci in uno stato di mera attesa, piuttosto che ad aprirci al lavoro collaborativo e proattivo, per reinventare insieme agli altri il presente e il futuro delle nostre attività.

Come facilitatrici e partecipanti a iniziative sociali e culturali di vario tipo, sono diversi anni che ci troviamo a lavorare (anche) online, portando avanti e concludendo interi progetti con persone da varie parti d’Italia e del mondo. Eccoci quindi qui a voler condividere alcuni spunti e consigli per riunioni online di successo, quelle in cui alla fine spegniamo il computer con un senso di grande soddisfazione, efficacia, inclusione ed entusiasmo.

Una delle chiavi della trasformazione a cui vi invitiamo è proprio la facilitazione. La cura per il processo, per il gruppo, le attenzioni al “come” stiamo lavorando insieme, sono importanti tanto online quanto dal vivo. Una volta allenate alcune capacità di base e chiarita la struttura, le riunioni a distanza a volte si rivelano addirittura più funzionali di quelle faccia-a-faccia, perché incoraggiano ad avere un orientamento chiaro al risultato. Con qualche accorgimento, offrono spazi di condivisione inaspettatamente autentici e profondi. Basta sapere di stare lavorando in una direzione comune per sentirsi vicini, solidali e uniti, anche a distanza.

SETTE PASSI PER UNA RIUNIONE ONLINE
Come fare in modo che gli incontri online possano risvegliare il meglio della nostra intelligenza, e contattare il genio collettivo? Distillando la nostra esperienza, abbiamo individuato un mix di ruoli assegnati con consapevolezza e di struttura chiara che servirà a darci allineamento e direzione.

1. La facilitazione: a rotazione, scegliete una persona che facilita la riunione, che si prende cura dei tempi e che tutte e tutti abbiano modo di parlare! Il facilitatore o facilitatrice si prende cura del processo e non del contenuto, ed è una figura a servizio di tutto il gruppo, accompagnandolo a trovare la strada migliore per raggiungere i propri obiettivi.
   
   
2. Tempi chiari: fondamentale decidere prima o all’inizio l’orario di inizio e di fine, e rispettarlo! Aiuta avere un ruolo di “custode del tempo”: una persona a cui il gruppo affida il compito di tenere i tempi sott’occhio e assicurarci che non sforiamo (o che, se lo facciamo, siamo tutti d’accordo a farlo). L’esperienza di lavorare online ha delle sfide tutte sue: l’attenzione direzionata su uno schermo e i piccoli contrattempi (la connessione che salta, una distrazione nella stanza…) possono essere molto stancanti. Non sottovalutate questo aspetto, e programmate riunioni che non durino più di un’ora e mezza, con almeno una piccola pausa. A seconda del tipo di gruppo, possiamo anche decidere di introdurre momenti creativi, come la condivisione di un video o di una musica, la creazione di un collage di fotografie, un momento di silenzio e meditazione, la lettura di una poesia.
   
   
3. Check in: cominciamo sempre con un giro di parola, dove ci chiediamo come stiamo. Diamo a ciascuno la possibilità di esprimersi, prendendo la parola per rispondere a una stessa domanda. Un rapido giro di “come stai, in questo momento?” crea uno spazio in cui condividere la nostra umanità ed esprimere eventuali preoccupazioni prima di metterle da parte e tuffarci nel lavoro insieme. Per chi facilita è una buona idea ricordare a questo punto i tempi e chiedere interventi brevi, di un minuto o due a testa. Se avete bisogno di più tempo per condividere cercate un altro spazio, separando le riunioni operative da quelle emozionali.
   
   
4. L’ordine del giorno: la base, la traccia della riunione; inviata prima o costruita insieme all’inizio, contiene tutti i punti di cui discutere.
   
   
5. Il verbale o diario: scritto in diretta su un documento condiviso in cui tenere traccia di ciò che si dice e decide. La tecnologia ci assiste con documenti condivisi a cui tutti possono contribuire. Il diario ci permette sia di rimediare ad eventuali problemi tecnici (se sparisco dalla riunione per qualche minuto, posso andare a rileggere) che, soprattutto, di rispondere al bisogno di inclusione di coloro che dovessero saltare un incontro. Infine, è il luogo della responsabilità: il posto in cui segniamo le cose da fare e possiamo verificare che siano state effettivamente fatte. Per progetti che durano nel tempo, raccoglie la storia e la memoria di tutto quello che abbiamo realizzato insieme.
   
   
6. Prossimi passi: abbiate cura di finire la riunione con chiarezza su chi-fa-cosa. Datevi compiti e tempi chiari, ed elencateli sul diario.
   
   
7. La chiusura: ricavatevi qualche minuto alla fine per chiudere con un momento di feedback. Cosa mi è piaciuto di più? Nella prossima riunione sarebbe meglio se… Questo permette al gruppo di imparare dai propri errori e creare un ambiente online sempre più adatto alle esigenze di chi partecipa.

PUÒ AIUTARE…
– Le riunioni massimo di 90 minuti, altrimenti spezzatele in due con una pausa.
– Per prendersi cura di sé: acqua e tisana accanto; ogni tanto sgranchirsi e fare un po’ di stretching.
– Importante avere un secondo canale di comunicazione in cui ci sono tutti (whatsapp, gmail, telefoni…) per i problemi tecnici.
– Parlare una persona alla volta è buona pratica anche online. Prenotate il turno di parola alzando la mano (in video o in chat) e dite “passo la parola a…” alla fine.
– Quando non state parlando, silenziate il microfono di modi che i rumori di sottofondo non disturbino la conversazione.
– Se la connessione lo permette, attivate i video: anche se a distanza permette una comunicazione più profonda.

Perché ci teniamo tanto a condividere strumenti e struttura per riunioni efficaci, online ma non solo? La facilitazione, per noi, non riguarda solo l’efficienza o efficacia nel lavoro di gruppo, ma porta con sé un profondo cambiamento culturale.

In effetti, se ci pensiamo, le riunioni sono la spina dorsale di qualsiasi attività collettiva: sono il luogo dove portare avanti progetti e raggiungere obiettivi insieme, e dove, allo stesso tempo, si crea e si manifesta la cultura del gruppo. Può essere una cultura collaborativa e aperta, o al contrario vivere di non detti e tensioni, tra malintesi e punti di vista che non vengono ascoltati. Cambiare queste situazioni non è mai semplice e richiede tempo e pazienza. Eppure, è possibile iniziare a vivere riunioni dove per esempio non ci si interrompe, dove i tempi di parola sono gli stessi per tutti, dove anche chi normalmente non interviene ha più possibilità di intervenire… possono sembrare piccoli dettagli, ma quando prestiamo attenzione ad essi, implicitamente stiamo dicendo: “Ci stanno a cuore le relazioni e le persone di questo gruppo, vogliamo ascoltarle tutte perché vogliamo che gli obiettivi e la visione siano davvero condivisi”. E così, dalle riunioni facilitate, pian piano un modo diverso di fare le cose può diffondersi in modo più ampio nell’organizzazione, dando vita a una cultura condivisa dove rigenerare relazioni e processi.

Lavoriamo con i gruppi anche perché siamo convinte che insieme, mescolando competenze differenti ed includendo le diverse voci, possiamo liberare la creatività e l’innovazione di cui abbiamo bisogno per risolvere ogni sfida e problema che ci troviamo davanti. In questi giorni vediamo l’umanità fronteggiare una sfida comune e condividere conoscenze per farlo al meglio. Più che mai, stiamo vedendo come il sistema sanitario, quello economico, quello ambientale e quello politico, sono tutt’altro che separati.

E dopo? Dopo che questa situazione sarà finita? Niente di quello che avremo imparato e sperimentato in questo momento di vita virtuale forzata sarà sprecato: qualunque sia lo scenario che si aprirà dopo questa situazione emergente, avere imparato a gestire le riunioni in modo più efficace e collaborativo, a trovare modi di collaborare e comunicare anche a distanza, potranno essere, se lo vorrete, una base per ricostruire relazioni e lavoro su nuovi presupposti. Con che progetti emergeremo dall’isolamento nelle nostre case e appartamenti? A quali sogni collettivi vogliamo dare vita, e con chi? Forse è arrivato il momento di interrogarsi sull’impatto che le nostre azioni hanno sul sistema più ampio, sulle comunità di cui facciamo parte, per capire che ruolo vogliamo avere in questa trasformazione.

Buone riunioni, e buona trasformazione, a tutti e tutte!

A questo link trovate ulteriori informazioni sulla facilitazione e su come facilitare riunioni anche online.

1. Scritto da: Melania Bigi, Martina Francesca e Deborah Rim Moiso, co-autrici del libro “Facilitiamoci! Prendersi cura di gruppi e comunità”.

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